Registre des traitements RGPD : quoi y mettre quand on est une petite entreprise
Un artisan avec un fichier clients, un cabinet avec un agenda de rendez-vous, un commerce avec une newsletter : tous traitent des données personnelles. La CNIL demande à chaque organisme de tenir un registre de ces traitements. Cette page reprend sa règle, liste les huit rubriques à remplir et fournit un générateur qui produit un tableau à coller dans un tableur. Source : page « RGPD : le registre des activités de traitement » de cnil.fr, lue le 2026-11-04.
Qui doit tenir un registre
La CNIL écrit que l'obligation s'applique aux organismes publics et privés, quelle que soit leur taille. Pour les organismes de moins de 250 salariés, une dérogation existe : ils ne consignent que les traitements non occasionnels, ceux susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes, et ceux qui portent sur des données sensibles. La CNIL précise que cette exception couvre des cas très particuliers et recommande, dans le doute, d'inscrire le traitement. Un fichier clients tenu en continu n'est pas occasionnel : il va au registre.
Les huit rubriques d'un traitement
- Coordonnées du responsable conjoint, s'il y en a un.
- Finalités : à quoi sert le traitement (facturer, envoyer une newsletter, planifier des rendez-vous).
- Catégories de personnes concernées (clients, prospects, salariés).
- Catégories de données (identité, coordonnées, adresse de livraison, historique d'achats).
- Catégories de destinataires, sous-traitants compris (comptable, hébergeur, outil d'envoi d'e-mails).
- Transferts hors Union européenne et garanties qui les encadrent, le cas échéant.
- Durée de conservation, ou critère pour la fixer.
- Description générale des mesures de sécurité, dans la mesure du possible.
Le registre porte aussi le nom et les coordonnées de l'organisme, de son représentant s'il est établi hors de l'Union, et de son délégué à la protection des données s'il en a un. Un sous-traitant qui traite des données pour le compte de clients tient un registre distinct, avec d'autres rubriques (clients, sous-traitants ultérieurs, catégories de traitements, transferts, sécurité).
Générateur de ligne de registre
Remplissez un traitement, ajoutez-le, répétez. Rien n'est envoyé ni enregistré : tout reste dans cette page. Le résultat se copie en texte séparé par des tabulations, que Excel, LibreOffice et Google Sheets collent en colonnes. Le générateur couvre sept colonnes : la rubrique sur le responsable conjoint, rarement utile pour une TPE, reste à ajouter à la main.
| Traitement | Finalité | Personnes | Données | Destinataires | Transferts hors UE | Durée | Sécurité |
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Ce que cette page ne couvre pas
La page de la CNIL lue pour le registre ne mentionne aucune sanction : ne retenez donc aucun montant à ce sujet. Les durées de conservation dépendent du type de donnée et de textes que cette page n'a pas lus, c'est pourquoi le champ est laissé vide. La CNIL propose sur sa page un modèle de registre simplifié au format ODS ; elle signale que les anciens modèles RTF et PDF ne sont plus mis à jour.
Voir aussi les mentions obligatoires d'un site, qui renvoient à l'information des personnes, et la mesure d'audience.